Presentare per convincere e fare business. Ad alcune condizioni.

Le presentazioni sono una attività professionale che ha assunto nel tempo maggiore importanza come vero e proprio strumento di business: indispensabile saper presentare correttamente un’idea, una strategia, un prodotto nuovo, confrontarsi con un finanziatore.

Nella pratica professionale mi capita spesso di essere coinvolto in presentazioni come presentatore o come destinatario della comunicazione, e in quest’ultimo ruolo incontro dei problemi: mi devo infatti sciroppare frequentemente blocchi da 60 slide con dissolvenze incrociate, “tendine”, effetti a scomparsa, stridore di freni per annunciare la comparsa di una nuova slide , e cercare di dare un senso a titoli come “Esplorazioni Per Definire Una Strategia”, “Primi Concetti Per Un’Ipotesi di Business”,“5 Motivi Per Pubblicare Un Blog” (di rigore le iniziali maiuscole!)…insomma un delirio!

Recentemente sono diventato convinto sostenitore della riflessione espressa da non ricordo quale collega che affermava che le presentazioni aziendali non sono mai state così noiose da quando è stato introdotto in azienda Power Point , soprattutto da quando è stato dotato di effetti di transizione che farebbero la felicità di Spielberg. E la lamentela non si riferisce all’ottimo programma di Microsoft, ma al fatto che ormai in azienda è praticamente disattesa la regola detta “10/20/30” coniata da Guy Kawasaki, guru della consulenza USA. E’ una regola molto semplice ed efficace, che recita: una presentazione in Power Point dovrebbe contenere 10 slides, durare non più di 20 minuti ed essere scritta con un carattere non più piccolo di 30 punti.

Dieci è il numero ottimale di slide in una presentazione perché è difficile che un essere umano normale riesca a metabolizzare più di 10 concetti in una sola riunione (e anche i top manager di un’azienda sono uomini!!!)

Ma, soprattutto, se c’è bisogno di più di 10 slides per esporre dei concetti di business…beh, forse l’argomento non è molto chiaro neppure a chi presenta! (Il romanziere Conrad diceva di essere capace di scrivere un romanzo in 500 pagine o dietro una cartina di sigarette: non è difficile, aggiungeva, è solo questione di obiettivi…)

Anche una strategia di business può essere sintetizzata in 10 slide:

  1. Il problema
  2. La nostra soluzione
  3. Il modello di Business
  4. La caratteristica innovativa dell’ idea
  5. L’idea di Marketing e le vendite previste
  6. La Concorrenza
  7. Il Team
  8. Previsioni di performance
  9. Status del progetto e programma temporale
  10. Riassunto e considerazioni finali

Una presentazione di questo genere si può fare in 20 minuti, lasciando 40 minuti per la discussione, limitando la durata della riunione a 60 minuti totali ed evitando che le decisioni vengano influenzate dalla stanchezza e dal calo di attenzione fisiologico…

Ma quello che realmente uccide le presentazioni è il testo (solitamente corpo 12) che affolla le slide, e che il presentatore generalmente legge pensando che più testo c’è, più le presentazioni sono convincenti: chi assiste dopo un po’ si annoia e se lo legge per conto suo e fa prima, perché la lettura mentale è molto più veloce di quella a voce. Risultato finale: noia mortale e obiettivi della riunione falliti.

Personalmente condivido la regola 10/20/30 usando per le mie presentazioni caratteri mai più piccoli di 30 punti: mi costringe – se non altro per motivi di spazio – a scrivere slide sintetiche (e quindi più comprensibili). Kawasaki suggerisce anche la “formula dell’ età” per definire il corpo ottimale del font da usare: prendere l’età del più anziano tra coloro che assisteranno alla presentazione e dividerla per due. Non costa nulla provare, e mi sento di garantire presentazioni più efficaci e sicuramente più piacevoli da subito!

Un pensiero su &Idquo;Presentare per convincere e fare business. Ad alcune condizioni.

  1. ciao marcello,
    ti faccio i complimenti per la newsletter la leggo sempre con piacere e trovo sempre qualche spunto interessante.

    buon lavoro.

    ciao

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